Vad är en arbetsprocess?
En arbetsprocess är en mall för hur ni jobbar med någonting. I sin enklaste form kan en arbetsprocess bestå av en checklista med de viktigaste momenten som behöver göras.
Ni har garanterat redan en mängd arbetsprocesser på plats, även om de flesta inte är dokumenterade. Fördelen med att skriva ner hur ni jobbar är att det sparar tid längre fram och att inget glöms bort.
Hur kan en checklista hjälpa mig?
Den 30 oktober 1935 håller det amerikanska flygvapnet en tävling för de flygplanstillverkare som alla aspirerar på att bygga nästa generation av militärens bombplan. Tävlingen ses som en ren formalitet, det plan man redan valt kommer senare att kallas Boeing B-17, eller “The flying fortress” som en journalist kläcker ur sig. Flygplanet kan lasta fem gånger så mycket bomber som militären begärt, det kunde flyga snabbare än tidigare bombplan och dessutom nästan dubbelt så långt som sina föregångare.
En liten grupp högre officerare och chefer från tillverkarna tittade på när det glänsande och smäckra planet accelererade på startbanan och lyfte. Efter en brant stigning till runt 100 meter tappade det plötsligt farten, vände sig på ena vingen och förvandlades till ett brinnande inferno när det kraschade mot marken.
Två av de fem besättningsmedlemmarna dog, inklusive den högt dekorerade och erfarne piloten Major Ployer P. Hill.
Utredningen visade att det inte var något mekaniskt som gått fel. Kraschen berodde på piloten. Långt mycket mer komplext än tidigare plan krävdes det att piloten höll koll på de fyra motorerna, med individuell olje-bränsle-brandning, landningsstället, vingklaffarna, propellervinklar och mycket mycket annat.
När han gjorde allt det här missade Hill att släppa på en ny roderkontroll för att kunna styra planet. Boeing-planet dömdes ut som “för mycket flygplan för en person att hantera”. Militären valde Douglas design och Boeing gick nästan i konkurs.
Trots allt valde flygvapnet att köpa ett par plan i testsyfte och det fanns en grupp testpiloter som var övertygade om att planet gick att flyga. De funderade vad de skulle göra och kom fram till att det inte var längre och mer omfattande utbildning som behövdes, major Hill var en av de mest erfarna piloter som flygvapnet haft, det var istället en checklista som fattades.
Tillsammans tog de fram tre listor för start, landning och taxning. Listan var enkel, kort och rakt på sak. På knappt en halv A4 fick alla tre checklistor plats, och de innehöll den typ av saker som alla piloter kan, men som det blir katastrofalt om de glömmer. Att bromsarna är släppta, dörrar och fönster är stängda, roderkontrollerna upplåsta, basala saker.
Den typ av saker som man inte tänker sig ska göra en skillnad, men som innebar att Boeing B-17 kunde flyga nästan 3 miljoner kilometer utan en enda olycka efter att checklistorna införts. Militären kom att beställa 13 000 flygplan av modellen.
En betydande del av jobben idag har gått in i sin egen B-17-fas. De är helt enkelt för svårt för att utföra alla uppgifter från minnet som exempelvis advokat, chef, programmerare, polis, brandman eller kirurg. Flera fält har helt enkelt blivit “för mycket flygplan för en person.”
Trots att många av oss instinktivt tänker oss att just vårt jobb är för komplext för att reduceras till en checklista finns det överväldigande bevis på att det är precis vad som skulle hjälpa oss.
Att dokumentera våra processer är viktigt.
Arbetsprocessen behöver vara enkel
De processer som blir för krångliga används inte. Har du också stött på tungrodda styrdokument med böljande oceaner av text? Du kommer istället att börja enkelt och bygga ut om det behövs. En checklista är ofta ett utmärkt första sätt att skriva ner vad som behöver göras.
För att hålla listan relevant skippar du alla steg som inte har någon större betydelse. Fundera över vilka som tillför det största värdet och behåll dem.
Håll Arbetsprocessen uppdaterad
Om arbetsprocessen ska förbli användbar är det viktigt att den hela tiden är levande. Ta bort de delar som inte tillför något, uppdatera de som behöver förändras och lägg till nya allt eftersom.
Ni kommer hela tiden lära er mer, hitta bättre sätt och upptäcka vad som inte fungerar. Då behöver du uppdatera arbetsprocessen så att den speglar den nya verkligheten.
Var skapar jag en arbetsprocess?
Det beror på när den behövs. Piloter har valt att ha dem i fysiska pärmar i cockpit. För ett kunskapsföretag kan en trello-bräda fungera utmärkt. Eller en checklista i PDF-form. Det viktiga är den är lätt att hitta och enkel att använda.
Du kanske skulle ha nytta av kurser i ledarskap och chefskap? I såna fall kan du helt gratis registrera ett konto och testa på. Om det visar sig vara nåt för dig hör du bara av dig och berättar att du vill ha mer.
Du kan också fortsätta gräva i bloggen, det finns mycket klokskap där. Lycka till med dina arbetsprocesser! 🥳
Psst… Vi har ett boktips också. The Checklist Manifesto, det är en hel bok om hur du skapar världens bästa checklistor, full av historier som den om bombplanet.