Ta kontroll över din mail

2010 förändrade David Allen mitt liv utan att ha en susning om det. Då läste jag boken Getting Things Done (GTD), som handlar om stressfri produktivitet, och sen dess har jag lovordat boken.

Då, när jag läste boken, kunde det dyka in uppåt hundra mail om dagen. Det som inte blev gjort direkt försvann ner i mail-lavinen och riskerade att glömmas bort. Jag gjorde så gott jag kunde men kände ändå att jag alltid hamnade efter.

Boken var en aning utdaterad i sina exempel när jag läste den, jag hade inget arkivskåp och antalet inkommande fysiska brev var obefintligt, men metoden fungerade klockrent.

Nu är GTD en så pass naturlig del av mitt arbetsliv att jag blir förvånad och förfärad när jag ser andras inkorgar med tusentals mail i ett långt ostrukturerat flöde. Jag kan knappt föreställa mig vilket onödigt lager av stress det lägger på.

I korthet består GTD av ett antal steg. I den här kursen är de anpassade för att styra upp din mail.

Nystart: Ge din mail en nystart genom att arkivera allting som är äldre än tre veckor. Bara det steget kommer att få dina axlar att sjunka. Nu kommer vi att ta tag i allting som händer framåt.

Bearbeta: Gå igenom din (nya korta) inkorg och bestäm nästa åtgärd för varje objekt. Om något tar mindre än två minuter att göra, gör det genast. För större uppgifter, bestäm om de ska delegeras eller planeras för senare.

Organisera: Placera dina uppgifter i lämpliga kategorier. Använd en "väntelista" för saker du väntar på att andra ska göra och en "someday/maybe"-lista för idéer du vill utforska senare men som du inte vill göra just nu.

Reflektera: Granska regelbundet din inbox och din kalender för att hålla dig uppdaterad och säkerställa att inget viktigt glöms bort. En veckogenomgång är ett bra sätt att hålla koll på allt.

Gör: Utför dina uppgifter baserat på prioritet och kontext. Genom att ha en tydlig överblick över vad som behöver göras kan du agera effektivt och fokuserat.

GTD är ett helt koncept för att styra upp allt i både arbetslivet och privatlivet. Men istället för att börja gigantiskt och göra allt på en gång (som boken föreslår) börjar vi med mailen i den här kursen.

Ta kontroll över din mail. Du kommer aldrig att glömma bort vad du väntar svar på, vad du måste följa upp, och vad du själv ska göra. För de som går över till GTD förvandlas mailen från ett stressmoment till en japansk välkrattad Zen-trädgård.