Retro: gruppens viktigaste möte
Retro är namnet på det viktigaste återkommande mötet en arbetsgrupp kan ha. Tillsammans blickar ni bakåt, för att ta er framåt. Det är en chans att stanna upp, dela ut ryggdunkar, lyfta problem och bli bättre tillsammans.
Under ett retro tar ni som grupp reda på tre saker. (1) Vad fungerar bra, (2) vad fungerar inte bra, (3) och hur ska vi få det som inte fungerar att börja fungera?
Det ligger i vår mänskliga natur att försöka undvika den här typen av möten. Att gräva i det som inte fungerar kan vara jobbigt. Men precis som att det kan ta emot att gå ut med soporna är lösningen inte att ignorera problemet.
Efter en retro kommer ni att andas lättare, ha sänkt axlarna och vara stärkta som grupp. Därför är det viktigaste med en retro att den blir av. En första och kanske lite stapplande retro är långt mycket bättre än ingen alls.
Dessutom kommer din grupp att se dig som den ledare de väntat på och som äntligen anlänt på sin vita springare till ljudet av pampig musik. 🎉
I korthet
Under en retro kommer ni att spåna bättringsförslag, rösta och hitta lösningar.
Det är lätt att fastna i den dagliga hetsen och aldrig få tid för de stora frågorna, och det är där retron kommer in.
Övertygad? Ok nu kör vi.
1. Hur lång tid tar en retro?
En vanlig retro tar ungefär 1 - 1.5 timme. Ni kommer inte att hinna igenom allt som tas upp, och det är ok. En lyckad retro ska inte lösa alla problem, det viktiga är att ni har en process för återkommande tackla de viktigaste.
2. Var ska vi hålla vår retro?
Att göra den på distans eller tillsammans fungerar lika bra.
Om ni är på plats behöver ni ett rum med en vägg eller whiteboard, olikfärgade post it-lappar och pennor.
På distans behöver ni istället en webbsida där ni kan skapa lappar och rösta, slack eller något annat verktyg ni redan använder. Easyretro.io är det bästa vi hittat, men de flesta andra projektledningsverktyg och chattar fungerar också.
På easyretro.io behöver bara en person skapa ett konto, de andra kan delta som gäster och det är en stor fördel som de andra systemen saknar.
3. Skapa frågorna/kolumnerna
Det första du behöver göra är att skapa upp de kolumner där ni sen ska sätta upp lapparna. Hos easyretro finns det färdiga mallar, men googlar du på ‘retro questions’ kommer du få mängder av förslag. Här är bra variant att köra första gången:
1. Vad ska vi börja göra? (Start)
Kanske bli tydligare när vi prioriterar projekt. Automatisera rapporteringen eller avsätta tid för att prata om något annat än jobb ibland.
2. Vad ska vi sluta göra? (Stop)
Vad har hållit oss tillbaka, sinkat oss eller varit dåligt för gruppen? Finns det saker vi borde sluta med? De där rapporterna som tar mycket tid att producera men som ingen läser, att bjuda in för många till möten, eller cc:a chefer som påtryckningsmetod.
3. Vad ska vi fortsätta göra? (Continue)
Sånt som har varit bra för oss. Det som har ökat sammanhållningen, hållit nere stressen och gjort oss mer produktiva. Det kan exempelvis vara det nya virtuella 10-fikat vi infört, att vi slutat kolla mailen efter kontorstid, eller att vi gått på AW.
När du ska skapa tavlan hos easyretro kommer du kunna göra en del val. Du kan antingen klicka i som jag gjort här, eller bara välja Start/Stop/Continue-mallen och välja ok. Vi kommer att gå igenom valen alldeles snart.
Nu har du en tavla med tre kolumner men utan några lappar.
4. Vad betyder valen?
Längst uppe till höger har du ett litet kugghjul. Om du klickar på det kommer du åt alla val (och ännu fler). Här kommer förklaringen varför vi valde som vi gjorde.
Hide cards - Gör att deltagarna bara ser sina egna kort, tills du klickar ur den här rutan. Om vi ser vad andra skriver finns det en risk att vi hämmas. Vi kanske ser att någon annan har tagit upp samma sak, eller väljer att inte skriva vår idé eftersom någon annan skrivit en motsatt idé. Kort sagt, vi vill undvika att påverka varandra när vi skriver våra lappar.
Disable voting - Ni kommer till en röstningsfas senare. Så länge vill du ha den här rutan iklickad.
Hide vote count - När ni röstar vill ni undvika att påverkas av andra. Annars är risken överhängande att den första som lägger sin röst påverkar alla andra.
Show card’s author - Gör att det går att se vem som skrivit vilket kort. Och eftersom varje person behöver förklara sitt eget kort är det här praktiskt.
Max votes - tre röster per person brukar vara lagom, även om det känns lite. Annars kommer ni inte att hinna på den tid ni avsatt. Börja med tre röster och justera till nästa gång om det behövs.
Enable anonymous names - Låter de andra deltagarna (som inte har ett registrerat konto) skriva in ett gästnamn.
De övriga inställningarna låter vi vara.
5. Boka tid och bjud in
Det är dags att sätta av en tid i kalendern och bjuda in kollegorna till retron. Ett tips är att stämma av någon dag i förväg att alla kommer in i systemet. Du kan du reda ut med en person i taget att allt fungerar istället för att göra det i storgrupp när ni borde fokusera på retron.
I inbjudan kan du lägga med länken till din retro-tavla. Länken hittar du på Share-knappen bredvid kugghjulet uppe till höger.
6. Förklara hur det fungerar och sätt tonen
När retron drar igång behöver du förklara i korthet hur det fungerar. Att ni kommer att spåna bättringsförslag, rösta och hitta lösningar. Mer än så behöver du kanske inte gå igenom av processen innan ni drar igång.
Innan ni går vidare måste du också sätta tonen. Du måste vara rak med att ni inte ska hitta syndabockar och beskylla någon annan, utan att en retro istället är ett sätt att bli bättre som grupp.
Du kan till exempel säga något i stil med “Oavsett vad vi får fram idag så utgår vi från att alla gjorde sitt bästa med den information de hade då. Vi är inte här för att skylla på nån, vi är här för att bli bättre.”
Berätta vilket fokus ni har för dagen. Är det att utvärdera ett specifikt projekt eller hur ni samarbetar och fungerar som arbetsgrupp, eller något annat. Det gör att förslagen inte kommer att spreta iväg lika mycket. Om det är första gången ni kör bör ert fokus ligga på hur ert samarbete som grupp fungerar.
Berätta också hur långt tillbaka ni ska titta. Den senaste månaden eller tre veckorna kan vara lämpligt. När ni kör igen blir det naturligt att fundera bakåt till den senaste retron ni körde. Sätt en tidsram för att undvika att surdegar som är flera år gamla dyker upp. Ni är inte här för att fokusera på hur det fungerar nu.
Du ber också deltagarna att fylla i sitt namn. De har en blå knapp uppe till höger med texten Add your name.
7. Ta 5 minuter tyst för att skriva lappar
Nu förklarar du att ni ska skriva ner så många lappar ni kan som passar in i de tre olika kategorierna. Ni ska skriva lappar till alla kategorier på en och samma gång, även du.
Är ni på plats, ge alla olika färger på lapparna (eller be folk sätta sina initialer) så att det är tydligt vem som skrivit vad, men låt ingen sätta upp lappar på väggen innan ni alla är klara. Genom att göra så undviker du att någon självcensurerar när de ser andras lappar.
En idé per lapp. Högst 5-6 ord per idé. Ni kommer att ha tid att förklara mer sen.
Försök att få ur dig många lappar, hellre kvantitet än kvalitet. Det bästa lapparna kan komma när du har skrivit allt det som dök upp i skallen direkt.
Eftersom vi gör det här som grupp letar vi saker som vi gjort bra, eller mindre bra som grupp. Det kan vara resultat vi som grupp presterat eller kan samlas kring. Lapparna ska inte vara en meritförteckning över vad någon enskild medarbetare tycker att de själva gjort bra eller dåligt under perioden.
Starta klockan och var helt tysta under cirka 5 minuter. ⏱ Kanske avtar aktiviteten efter 4 minuter och alla känner sig klara, kanske behöver någon en extra minut för att hinna med.
8. Dags att gå igenom lapparna
Nu är ni klara med lapp-skapandet.
Om ni är på samma plats låter du alla sätta upp lapparna nu. Kör ni digitalt är de redan på plats och det är dags att klicka ur rutan Hide cards under inställningarna.
Ni behöver också utse en sekreterare, det kan naturligtvis vara du själv, men någon behöver vara ansvarig för att det ni kommer fram till skrivs ner. Enklast blir det om någon annan sköter skrivandet eftersom du behöver kunna fokusera på att moderera diskussionerna.
Börja i kategorin längst till vänster (Det ni ska börja göra) och gå igenom en lapp i taget. Den som skrivit lappen får förklara mer vad den menar. De andra kan då fråga mer eller tycka annorlunda.
Se till att ni hinner klargöra eventuella oklarheter med alla alla lappar i varje kategori. Om det finns oenighet vad som menas med en lapp är det nu ni reder ut det. En medarbetare har kanske satt upp en lapp där det står kommunikation men ingenting mer. Då behöver ni göra det tydligt vad som menas, vad är det mer exakt personen tycker att ni behöver börja med.
Din roll som facilitator är att se till att diskussionerna är empatiska och säga till om någon går över i att börja beskylla andra. Ni vill uppnå förståelse, inte fokusera på handlingar och resultat.
Beroende på hur välfungerande gruppen är kan du vänta dig olika typer av svar. En grupp med låg sammanhållning och motivation tar upp problem utan att vilja lösa dem. En grupp med högpresterande individer hamnar kanske i beskyllande och försvarstal. Den välfungerande gruppen pratar istället om sina värderingar och långsiktiga plan. Retron är ett bra verktyg för att förflytta gruppen i rätt riktning.
Samtidigt som ni diskuterar kan ni slå ihop lappar som är väldigt lika och ta bort de som inte behövs. Utveckla vad alla lappar innebär men försök inte att hitta några lösningar än. Om diskussionen drar mot lösningar behöver du styra tillbaka den igen, annars blir ni aldrig klara.
Sekreteraren förtydligar och ändrar i de lappar ni behöver justera.
Det här kan ta allt ifrån 30 minuter till en hel timme och är kanske den viktigaste delen av retron. Alla känner sig sedda, och många problem och oklarheter reds ut redan här.
8.5 Ryggdunkarna
I kategorin Continue (det ni ska fortsätta göra) kommer ryggdunkarna. Här får alla som skrivit lappar gå igenom vad de tycker att ni redan gör bra. För dig som håller i retron är det guld att veta vad de andra tycker fungerar bra och är värdefullt. 🏆
9. Dags att rösta
Nu när ni har klarhet i vad alla lappar betyder är det dags att rösta på vilka lappar ni vill försöka hitta lösningar på.
Varje person får tre röster och röstar på lappar i Börja/Sluta-kategorierna. Det går att sprida ut sina röster eller lägga alla sina röster på en och samma lapp, även egna.
För att ni ska kunna rösta behöver du gå in på inställningarna igen (kugghjulet uppe till höger) och klicka ur Disable voting.
10. Rangordna och diskutera
Nu äntligen får ni gå över i lösningsläge. Du börjar med att gå in i inställningarna igen och klicka ur Hide vote count. Nu kan alla se hur alla andra har röstat.
Dra och flytta lapparna så att de med flest röster ligger längst upp i sin kolumn. Börja med den lapp som fått flest röster och försök att hitta en lösning. När ni gjort det behöver ni också bestämma vem som är ansvarig för att lösningen kommer på plats, hur det ska rapporteras och när det ska vara klart. Fråga för säkerhets skull personen om den tror att den kommer att lyckas med det, säger den ja är chansen god, om det blir ett tveksamt svar får ni ta det en vända till.
Eller om ni inte hittar en lösning direkt, bestäm vem som är ansvarig för att ta tag i problemet och lägga arbetstid på att försöka nå en lösning.
Allt ska inte hamna på dig som chef, ni väljer tillsammans den person som vill och är mest lämpad att lösa uppgiften.
Fortsätt diskussionen med den näst viktigaste lappen osv.
11. Städa upp och avsluta
När ni är färdiga tar du alla lappar som har fått minst en röst, men som ni inte hann med och flyttar till en ny kolumn du skapar. Lappar vi vill ta med oss till nästa retro. Då tappar ni inte bort dem och de som röstade på de här lapparna känner sig inte bortglömda. Om du har en stund över kan du ta tag i nån av de här lapparna under veckorna som följer, i annat fall börjar ni med att diskutera dem vid nästa retro. Är de fortfarande aktuella? Släng in dem i Börja/Sluta-kolumnen på nästa retro-bräda i såna fall.
12. Sluta glatt (Överkursen)
Om gruppen inte befinner sig på den absoluta botten i samarbetsförmåga kan ni avsluta glatt. Fortsätt med att lösa problem tills ni har cirka 15-20 minuter kvar av mötet. Då avbryter du städar upp enligt förra punkten.
Sen skapar du upp ytterligare en kolumn. Något jag är tacksam för.
Ta någon minut och be alla fylla på med minst en lapp.
Sen går ni igenom person för person i hyfsat snabbt tempo så att alla hinner berätta vad de är tacksamma för.
Tacksamheten kan handla om exempelvis att en kollega tog med en kaffe till skrivbordet, att någon hjälpt till i ett projekt eller lyssnat när det behövts.
Det gör att ni slutar positivt istället för bedrövade över allt som ni borde fixa.
Vid nästa retro väljer du andra frågor och det finns mängder av bra frågor att välja på.
🎉 🎉 🎉 🎉 🎉
Psst. Du kan också läsa inlägget om refinement-möten.
Vill du ha många fler tips av den hör typen? Testa vår ledarskapsutbildning. I den får du både lära dig ledarskap (bygga relationer) och chefskap (skapa rutiner och strukturer). En stor del av utbildningen ligger ute på vår demosida. Skapa ett konto (helt gratis) och pröva om den är något för dig.