Refinement - städa din göra-lista
Näst efter retron är refinement det viktigaste mötet. En chans att bryta ner stora uppgifter, förtydliga luddiga och ta bort de föråldrade. Det vill säga precis vad en ledare bör ägna mycket tid åt.
Den heliga att-göra-listan 📝
För att inte glömma bort uppgifter och göra saker i rätt viktighetsordning är det bra att ha en att-göra-lista. Det kan vara en lista ni har tillsammans inom teamet om ni jobbar med samma saker, enskilt om ni sitter med olika grejer, eller både och.
Genom att hela tiden lägga det du ska göra i listan slipper du hålla varje sak i minnet. En bra tumregel kan vara att det som tar kortare tid än 2 minuter gör du direkt, allt annat stoppar du in i listan.
Om du slipper hålla saker i minnet är det lättare att fokusera och känna lugnet. Dessutom riskerar du inte att bara göra lätta men oviktiga saker om du hela tiden tvingar dig själva att prioritera.
Varför behövs refinement
Problemet med att-göra-listor är att det snabbt samlas en massa uppgifter där som ingen kan eller vill ta tag i. De förvandlas till en kyrkogård av saker ni skulle kunna, men inte kommer att göra.
Stora uppgifter är för jobbiga att ta tag i, andra är för otydliga eller oviktiga. Dessutom är det dåligt för moralen att se samma uppgifter ligga kvar länge, då tappar ni känslan av att komma framåt.
En vältrimmad och relevant göra-lista däremot, det är ett verktyg som förenklar arbetet avsevärt. Medarbetare och chefer vet vad som är på gång och det blir synligt hur mycket ni åstadkommer hela tiden.
Hur ska du göra?
Sortera uppgifterna utifrån prioritet. Det viktiga är inte att det blir exakt rätt utan att den översta delen av listan har högre prioritet än allt som befinner sig i botten. Om den översta eller näst översta uppgiften är viktigast, ja det är inte så noga.
Samtidigt tar du bort uppgifter som inte längre är viktiga. Ni har kanske valt en annan riktning, löst uppgiften på ett annat sätt eller bara kommit på andra tankar. Uppgifter som ligger kvar i all evighet utan att bli gjorda är moralsänkare.
När det är gjort tittar ni igen på varje uppgift, börja med den översta och ställ följande frågor:
Varför: Förstår alla varför uppgiften ska göras? Vad vill vi uppnå? Vilket värde vill vi skapa genom att lösa den här uppgiften?
Vad: Förstår alla vad det är vi ska göra?Är det tydligt nog för att det ska gå att börja med uppgiften?
Hur: Har ni en grov skiss på hur uppgiften ska lösas. Här gäller det att inte gå för djupt. Ni ska inte hamna i tekniska diskussioner, men det kan vara bra om ni vet ungefär i vilken riktning ni ska börja utforska.
Saknas det någon information för att börja? I såna fall kan ni skapa en separat uppgift att ta reda på något, att researcha är också riktigt arbete. Den informationen kan ni sen använda för att uppdatera uppgiften som var ofullständig.
Är uppgiften rimligt stor? I annat fall bryt ner den i flera mindre uppgifter. Vad som är rimligt stor bestämmer ni själva, men kanske ett par dagars arbete för en person max.
När är uppgiften klar? Var tydliga med vad som duger. Det är lätt att överarbeta en uppgift utan att det tillför extra värde.
Sen fortsätter ni neråt listan tills ni har gått igenom tillräckligt många för att det ska finnas något att göra fram tills nästa refinement. Hur många uppgifter det innebär, ja det får ni avgöra på magkänsla och erfarenhet.
Ju längre ner i att-göra-lista ni tittar desto otydligare kan uppgifterna vara. De som kommer att göras inom kort ska vara tydliga, de som är aktuella först om någon månad kan gott vara lite otydliga i kanterna än så länge.
Precis så här noga ska du vara när du spår in i framtiden.
Vanliga fallgropar
Inga lösningar: Det är lätt att börja spåna lösningar direkt. Undvik det, annars kommer ni inte framåt.
För sällan: Ett vanligt misstag är att ni städar upp att-göra-listan alldeles för sällan. Precis som att det är enklare att hålla efter lite hela tiden hemma än att bara storstäda blir det mer lättjobbat att göra en refinement om ni inte har dragit på det för länge. Så snart ni är klara avslutar ni mötet, så det behöver varken bli tidskrävande eller jobbigt. 🧹
Psst. Kolla in inlägget om retron om du inte gjort det redan.