Vad ska en chef göra?
Har du nån gång undrat vad din chef egentligen gör? Eller börjat i en ledarposition och frågat dig Vad ska jag göra? 🧐
Tyvärr får de flesta chefer knappt någon utbildning, de förväntas bara kunna. De gör något, så gott de kan, ofta massor av saker, men det är inte rätt saker. Upptagna och stressade utan att vara produktiva.
Behöver du utbildning?
Om du vill kan du hoppa rakt in i vår ledarskapsutbildning. Registrera ett konto (gratis) och få allting i rätt ordning från början. Där går vi igenom hur du avgör var din grupp befinner sig och vad du behöver göra för att förbättra ditt ledarskap.
Den här artikeln, som du läser nu, handlar om chefskap. Också viktigt, men inte riktigt samma sak som ledarskap, bara så du vet.
Varför har chefer tidsbrist?
Det enkla och cyniska svaret är att de skapat den själva. Många chefer har hackat upp arbetsdagarna för sig och sina anställda i arbetsögonblick. De har15 minuter här, 30 minuter där. De gör så många saker samtidigt att de helt enkelt måste börja gena i kurvorna för att hinna.
Dåligt gjorda saker leder till en lägre effekt, som leder till att cheferna försöker kompensera genom att dra igång fler initiativ, som i sin tur kräver mer tid. Det leder till den där specifika frustrationen som uppstår när man känner att man gör väldigt mycket, men att det ger otroligt lite.
Vi överskattar konstant hur bra vi är på att göra många saker samtidigt. Majoriteten tror att just de klarar av att hålla många bollar i luften även om alla andra kanske är dåliga på multitasking. I verkligheten blir kvaliteten snabbt lidande för alla.
Istället för att försöka göra flera saker samtidigt bör vi ägna tiden åt att fundera på vad det vi gör egentligen har gett för resultat.
Vad gör chefer med sin tid?
Om ledare nu är så upptagna, vad gör de med sin tid? Simon Elvnäs (forskare vid KTH) jobbar med att undersöka precis det. Han har filmat ledare över 5000 gånger och klockat dem i tidsstudier.
Alla beteenden de gör har mätts och kategoriserats. Det visar sig att ledare utövar ledarskap ungefär 14 timmar per vecka (första linjens ledare), men hela 26 timmar gör de någonting annat.
Informera
60 - 80 % av tiden går ut på att informera. Det betyder att man pratar om hur saker varit, hur de är eller hur det kommer att bli. Ingen är ansvarig för det vi pratar om och lyssnarna förhåller sig passiva. Dessutom utvecklar det inte verksamheten, vi rapporterar läget.
Förtydliga
Att förtydliga vad medarbetare ska göra och vad som är syftet och målet med olika uppgifter. Det utövar ledare mellan tio och 20 % av sin tid. Tyvärr är 4/5 av alla instruktioner som ledare skapar otydliga. Det leder till missförstånd och att arbete behöver göras om.
Ledare får ägna upp till 50 % av sin tid att göra om arbete eftersom de inte hanterade det tillräckligt bra första gången. De behöver informera och instruera igen och igen. De tycker att de varit tydliga. Men det var bara tydligt i ledarens inre. Budskapet nådde inte ut.
Vad ska en ledare göra?
Nästan all tid ägnas till att instruera eller informera, men vad borde en ledare göra om vi frågar forskningen?
De tre viktigaste beteendena är:
Följ upp
Återkoppla och bekräfta
Förtydliga
Följa upp: Det vikigaste beteendet är ge uppmärksamhet och följa upp det medarbetare har gjort. Människor mår bra av om någon bryr sig om det de gör på arbetet. Se till att fråga hur det gick med den där säljpresentationen de skulle hålla eller hur det går med projektet.
Återkoppla och bekräfta: Anställda vill också veta om det de gjort var bra eller dåligt, och varför det var bra eller dåligt. Det kallas för återkoppling.
Många ledare har svårt att se skillnad på uppföljning och återkoppling. De tycker att uppföljning är återkoppling nog. De tror felaktigt att det räcker att visa att de bryr sig.
Men att nån bryr sig om vad du har gjort gör inte att du vet om det var bra eller dåligt och att du förstår varför. Återkoppling behövs.
Förtydliga: När ledare både bryr sig om vad de anställda gör och återkopplar om det var bra eller inte är den sista pusselbiten att förtydliga vad de ska göra.
Hur mycket gör LEDARE av det här?
Uppföljning ägnar ledare 0 - 2 % av sin tid till.
Värderad återkoppling och bekräftelse 0 - 2 % av tiden.
Förtydligande av uppgifter. Mellan 10 - 20 % av tiden. Men 4/5 av de instruktioner som skapas är otydliga vilket leder till frustration och extra arbete.
Majoriteten ledare gör i princip ingenting av det som forskningen visar är viktigast för en chef och ledare. Tål att tänkas på.
Varför Blev det såhär?
Vi är till naturen känslostyrda och vill ha en stor grad av frihet. Förberedelse, agendor och struktur talar emot de flestas natur. Vissa yrkesgrupper som ingenjörer, ekonomer och jurister (bland andra) drar mer åt att uppskatta en tydlig struktur, men för de flesta känns det jobbigt och tvingande.
De vi satt att leda andra gillar i regel människor. De vill gärna improvisera och använda känslor som ett verktyg för hur de ska göra sitt jobb. Om vi är lite sköna och går på feeling så blir resultaten därefter. Det kan vara svårt för många att komma till insikt och acceptera att de skulle bli en bättre ledare och chef om de också strukturerade sitt ledarskap.
De skickligaste ledarna avsätter tid till att strukturera och förbereda arbetet. Det kan handla om att planera, skapa agendor, checklistor, samtalsmallar, kommunikationsmallar, ledarskapsmodeller och annat.
Tyvärr är det inget som syns utåt. Det kan verka som att de bästa ledarna mest improviserar. I verkligheten har de en tydlig struktur i grunden som de sen kan improvisera utifrån.
Hur ska ledare lägga upp sin tid?
De som bara kör på känsla och spontanitet får räkna med att 50 % av arbetstiden går till att göra om jobb eftersom det inte blev så bra sist. Det är värt att bemöda sig och jobba mer strukturerat och förberett med sitt ledarskap.
Hur mycket ska man tidssätta i kalendern?
Simon Elvnäs rekord när han hjälpt ledare att planera upp sin tid är att frisätta en halvtidstjänst. Ungefär halva din arbetstid skulle du kunna få till förfogande om du jobbade på ett annat sätt.
Börja med att lista de aktiviteter du gör på en vecka. De flesta kan inte det rakt av, du kan behöva jobba med den uppgiften under en vecka för att få fram ett någorlunda resultat. Om uppföljning, återkoppling och förtydligande saknas i din lista får du lägga till det.
Prioritera aktiviteterna utifrån hur viktiga de är. Då brukar det bli uppenbart för alla som gör övningen att de lägger för mycket tid på oviktiga aktiviteter och för lite på viktiga.
Nästa steg blir att tidssätta de viktiga och och komma överens med sig själv att det inte får gå åt mindre tid än såhär till de här aktiviteterna.
När man gör de viktiga aktiviteterna på fasta dagar och fasta tider har de en högre effekt än om man gör dem improviserat. Det går åt mindre tid och man får högre effekt.
Stoppa in dina 6-8 viktigaste aktiviteter med rätt mängd tid avsatt och du gör dem på fasta dagar och fasta tider så får du nästan förbereda dig på chocken av hur effektfull din tid och ditt ledarskap kommer att bli.
När det händer hamnar ledare i kris och undrar vad de ska göra nu. Och svaret på den frågan är inte att springa ut och improvisera i verksamheten utan att lägga ännu mer tid på just de viktigaste aktiviteterna
Några av de saker ledare säger sig inte ha tid för är att vara ute på plats i verksamheten, ge uppmärksamhet och uppföljning, skapa tydlighet och instruktioner.
Testa själv att förändra under en månad och se vad som händer med ditt ledarskap.
Currics utbildningar
Våra utbildningar är byggda kring insikter från forskning, bland annat Simon Elvnäs studier. Eftersom våra utbildningar bygger på att den chef som ska godkänna medarbetare följer med ut i verkligheten, coachar och har diskussioner och rollspel kommer de här bitarna in naturligt.
Många chefer påpekar innan utbildningen drar igång att de inte kommer att ha tid, att de har annat att göra eller att de inte är experter nog för att kunna godkänna specialister.
När det väl drar igång blåser de här farhågorna bort. Det visar sig istället att de gör mer av det som är viktigt och att det ger resultat.
Du kan börja med ledarskapsutbildningen, det är alltid mer lyckat att utbilda chefen först och medarbetarna sen.
Podd-tips
Leta upp avsnitt #6 av podden Fråga forskaren för att höra Simon Elvnäs berätta själv. Avsnittet är fullt av klokskap, finns där poddar finns eller här nedanför.
Tumnagel-bilden är tagen av Garrhet Sampson på Unsplash