Vad är kompetensinventering?

Kompetensinventering är något företag gör för att ta reda på vilka färdigheter och kunskaper medarbetarna har och vilka som saknas. När företaget saknar viktig kompetens blir det ofta dyrt och ibland kasst. Möjligheter kommer att missas, företaget att behöva hyra in konsulter under lång tid 💸 eller kanske låta vissa medarbetare axla en större roll än vad de mäktar med. 🏋️
Inga långsiktigt hållbara alternativ.

Kompetensinventering modell

Det finns flera olika sätt att göra en inventering av kompetensen och de flesta tycker vi ärligt talat är snett ute. Vi gillar lösningar som börjar smått, anpassas på vägen och skalas upp eftersom. De flesta andra verkar föredra motsatsen.

Därför har vi satt ihop en mall för kompetensinventering som vi vet leder till vettiga resultat snarare än fler oanvända styrdokument.

Välj en avgränsad del av företaget och börja där, exempelvis en avdelning eller ett team. Gäller det ett litet företag är du naturligtvis mer flexibel, men å andra sidan, hur stor är chansen att du sökt efter kompetensinventering och jobbar på ett litet företag? 😉

1. Ta reda på vad de anställda har för kompetens

Spåna tillsammans med anställda, kanske med hjälp av post-it-lappar, och gruppera de saker som hör ihop. Om du gör en kompetensinventering på marknadsavdelningen kommer du att få fram saker som frontendprogrammering, UX, UI, och projektledning.

Att göra en kompetensinventering är lite som att rita en karta över ett okänt område. Först skissar du grovt hur landskapet ser ut och vid behov fyller du i detaljerna. Just nu kan du hålla det skissartat.

2. Definiera yrkesrollerna 🙋‍♀️

Sätt namn på de roller som finns på avdelningen och försök att undvika att hamna i semantik. Om en viss projektledare vill kallas för koordinator istället får du peka med hela handen och säga att just nu får det heta projektledare i er övning.

Oftast faller det sig naturligt. Den här gruppen post-it-lappar hör till en utvecklare, den där till en projektledare osv. Se till att varje roll har ett gäng kompetenser kopplat till sig. Ni kommer säkert att behöva dela upp någon kompetens ni skrev ner tidigare i mer detaljerade bitar. Kanske behöver den som jobbar med interaktionsdesign en viss förståelse för frontendprogrammering, men inte alls lika mycket som en utvecklare. Ja då skapar ni helt enkelt två lappar med olika nivåer av den kompetensen. En grundläggande och en avancerad.

Kom ihåg att en roll inte behöver vara det samma som en person. En anställd kan till exempel fylla både rollen som UX och UI.

3. Utgå från affärsmål och nyckeltal

I förväg har du letat fram företagets vision och mission om det finns. Saknas det kanske det ändå går att få fram någon slags strategisk riktning.

En webbyrå skulle exempelvis kunna säga något i stil med “Vi vill gå mer mot att vara en komplett digitalbyrå istället för en webbyrå”. Du får jobba med det som finns även om det är fluffigt.

Om företaget vill någon annanstans än där det är nu, ja då kommer ni att behöva kunna andra saker i framtiden. Om målen finns nerbrutna på avdelningsnivå, grattis (det är ovanligt), använd dem istället.

4. Vad behöver ni göra?

Vilka kompetenser behövs för att ni ska kunna komma närmare målet. Om webbyrån vill bli en digitalbyrå, då behöver någon ha koll på digital marknadsföring exempelvis.

Se efter om ni redan har den kompetens som behövs eller om det finns luckor.

5. Rekrytera och/eller utveckla

Någon kompetens kanske ni saknar helt, och då kan ett alternativ vara att rekrytera en person som kan just det, eller åtminstone någon som kan vill lära sig.

Bättre, tycker vi, (om alla inte är fullmatade redan) är att utbilda en befintlig anställd. Fundera över vad de behöver kunna GÖRA, och skapa sen tillfällen att att öva på det.

6. Utvärdera allt eftersom

Kolla med jämna (hyfsat täta) mellanrum hur det går. Har den anställde lärt sig något sen sist eller inte? Behöver ni förändra målen?

7. Gör om igen och igen

När en avdelning är kirrad går du till nästa och sen nästa. Du lärde dig säkert massvis när du gjorde det här i liten och manuell skala. Nu kan du fundera över om det är någon del som går att göra lite smidigare, och hur du ska dokumentera det hela för framtiden.

När ska vi göra en kompetensinventering?

Det bästa är om kompetensinventering sker löpande, inte som ett stort projekt. Alla chefer bör regelbundet prata med sina anställda om vad de kan och vad de behöver bli bättre på.

Helst betydligt oftare än på det årliga medarbetarsamtalet. Är det något som den anställde tycker är jobbig och behöver öva på? Eller kanske något där den anställde behöver bli bättre på att göra ett visst moment? Varför inte något som den anställde vill lära sig för att kunna växa in i en annan roll så småningom.

Vad är bra/dålig kompetensinventering?

Bra kompetensinventering är en integrerad del i det vardagliga jobbet. Anställda och chefer ger varandra återkoppling löpande på vad som blev bra eller dåligt och varför. Det gör att chefer har koll på vad de anställda kan och vad de behöver utvecklas inom.

Dålig kompetensinventering sker sällan, i stor skala och som ett företagsövergripande projekt. Det blir ofta så stort att det är svårt att göra något av informationen.

Kompetensinventering för konsultfirmor

När konsultfirmor gör kompetensinventeringar är det någonting annat än det vi har pratat om här. Då handlar (tyvärr) oftast om att bygga CVn och vaska fram alla färdigheter som går att sälja till kunder.

“Aha du har tre högskolepoäng i Java. Perfekt vi skriver backendutvecklare här.”

Låter det svårt och krångligt?

Hör av dig till oss då. Ring upp och prata lite bara, det är nyttigt att bolla med någon som har gjort det förr. Vill ni har mer hjälp så köper ni in en konsulttimme eller två, annars kanske det räcker med ett litet telefonprat.